Diariamente as organizações lidam com um número de informações praticamente infinito, e como os bancos de dados podem facilitar e organizar seu armazenamento, deve-se saber exatamente o que é interessante para a empresa.
Filtrar os dados é uma forma de buscar referências em meio ao oceano de informações, é direcionar o que foi armazenado para o foco principal, deixando claro que as informações dão à organização vantagens e que se houver um descuido estas mesmas informações acabam criando problemas.
Todas as áreas envolvidas com informações sentem a necessidade de receber o que há de mais atual no mercado, praticamente ouvir o consumidor em pessoa, como isto não é sempre possível, pode-se criar uma cultura em que todas as áreas trabalhem em conjunto, que tenham um foco e não o percam.
Com as facilidades criadas pelos bancos de dados o volume de informações só tende a crescer, mesmo assim ainda há um número muito grande de dados que são descartáveis, porque são irrelevantes ou duplicados.
Até mesmo um banco de dados necessita de uma estrutura bem definida, um planejamento elaborado para se saber por onde trafega a informação e quem pode acessá-la, mas de nada adianta ter a informação se os colaboradores não conseguem se reunir para conversar a forma com a qual os dados serão usados.
Há casos em que projetos jogaram os investimentos fora porque as áreas não conversavam e cada uma delas, responsável por uma parte do projeto, utilizou medidas ou dados distintos, criando um objeto que não teve utilidade por falta de uma padronização de dados.
Algumas pessoas podem imaginar que um banco de dados deve ser grande o suficiente para guardar todas as informações disponíveis, sem que haja um filtro, em breve o banco de dados já estará lotado e poderá não trazer os benefícios, para os quais foi adquirido, para a organização e seus colaboradores.
O mais interessante é que um banco de dados não é necessariamente informatizado, assim como você possui uma agenda para anotar compromissos e datas importantes, um dono de uma pequena empresa pode ter seu caderno de anotações, onde controla todo o movimento de seu negócio.
Hoje a informática pode fazer com que o caderno se torne obsoleto, mas há exemplos em que o caderno, uma tecnologia já "ultrapassada" é tão ou mais eficiente que muitos bancos de dados.
Um banco de dados não é um armazém, ele existe para disponibilizar as informações para todas as áreas, trazendo vantagens com relação aos concorrentes, e você mesmo sabe que as vezes é difícil conseguir uma informação, porque alguém na empresa acredita que ela não pode ser compartilhada.
Mas atualmente a tecnologia, em especial a informática unida à internet, trouxe até as pessoas um enorme banco de dados, podem ser encontrados dados muito relevantes utilizando um serviço de busca ou uma página específica (site), da mesma forma com a qual a rede de relacionamentos com outras pessoas permite encontrar o que é necessário.
Na verdade a informação não deve ficar guardada em um banco de dados, sem que as pessoas tenham acesso, mas também não há como compartilhar certas informações com todos, pois a mesma ferramenta que trouxe vantagens e agilidade, em especial para quem se esquece que a empresa não deve se misturar com a vida particular, algo que ocorre e pode prejudicar muitas ações de empresas e que faz parte de certas culturas, onde as pessoas não guardam os segredos da empresa.
Todas as organizações têm uma certa razão ao guardarem determinados dados, pois existem pessoas que não conseguem manter uma distância segura do que é segredo e o que pode ser contado, e por muitas vezes você mesmo já soube de algo que não podia contar.
A cultura é uma variável com a qual a organização lida diariamente, os concorrentes têm desejo de saber o que acontece na sua empresa e qualquer pessoa que fale mais do que deve acaba entregando para a concorrência todo o trabalho de meses ou anos.
Desta forma é possível perceber que as organizações devem manter seus bancos de dados a salvo da concorrência, pois nem sempre os mesmos dados dão a mesma visão do mercado e isto é uma oportunidade única para qualquer organização, independente do mercado em que atua.
